Elektroniczne ewidencje akcyzowe, czyli koniec ewidencji papierowych od 2022 r.

Obecnie ewidencje akcyzowe i inne dokumentacje dotyczące wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże działania władz w zakresie szeroko pojętej cyfryzacji podatków objęły też i tę sferę.


W konsekwencji od 1 stycznia 2022 r. podatnicy akcyzy muszą zrezygnować z papierowych form na rzecz elektronicznego prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych.


Zmiana formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną obejmie w zasadzie wszystkie ewidencje akcyzowe, w szczególności:


  • ewidencje wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie,

  • ewidencje wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym

  • ewidencje wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu,

  • ewidencje wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo,

  • dokumentacja kontroli nad produkcja alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem,

  • ewidencje dokumentów handlowych towarzyszących przemieszczeniu wyrobów akcyzowych,

  • ewidencje suszu tytoniowego,

  • ewidencje ilościowe energii elektrycznej,

  • ewidencje wyrobów węglowych,

  • ewidencje wyrobów gazowych,

  • ewidencje wyrobów akcyzowych korzystających ze zwolnienia,

  • ewidencje podatkowych znaków akcyzy,

  • dokumentację czynności produkcyjnych (w zakresie piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich).


Wymogi elektronicznych ewidencji akcyzowych


Nowelizacja, która wprowadza elektronizację ewidencji akcyzowych, nie zmienia w istotnym wymiarze wymogów ich prowadzenia. W dalszym ciągu w tym celu możnawykorzystywać więcej niż jeden program komputerowy. Warto podkreślić, że zrezygnowano z określania wzorów ewidencji i dokumentacji akcyzowych oraz pozostawiono podatnikom większą swobodę w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że w celu zachowania zgodności ewidencji akcyzowych z przepisami, niezbędne jest ich prowadzenie m.in. w sposób:

  • zapewniający ciągłość dokonywanych wpisów,

  • umożliwiający wgląd w treść dokonywanych wpisów,

  • zapewniający ochronę przed zniekształceniem lub utratą danych,

  • umożliwiający dokonywanie korekt danych, identyfikację osoby dokonującej korekty oraz daty jej dokonania,

  • pozwalający na wydruk wpisów, raportów i zestawień danych w porządku chronologicznym oraz wykonywanie odpowiednich kopii zapasowych,

  • uniemożliwiający usuwanie wpisów.


Rekomendowane rozwiązania techniczne do elektronizacji ewidencji


Z praktyki rozstrzygnięć organów podatkowych wynika, że prowadzenie ewidencji elektronicznych za pomocą prostego arkusza programu MS Excel jest całkowicie niewystarczające. Aby osiągnąć pełną zgodność ewidencji akcyzowej z ww. wymogami niezbędne jest wykorzystanie odpowiednio dostosowanej aplikacji. W praktyce tworzenie tego typu ewidencji w ramach programów finansowo-księgowych, w tym klasy ERP może wiązać się z wieloma trudnościami oraz sporymi kosztami. Z tego względu popularnym rozwiązaniem jest korzystanie z dedykowanej aplikacji do prowadzenia ewidencji akcyzowych, która gwarantuje spełnienie wszystkich wymogów. Pozostało już niewiele czasu, aby wybrać odpowiednią opcję i być gotowym na przejście z ewidencji papierowych na elektroniczne.


Jeżeli byliby Państwo zainteresowani technicznymi aspektami wdrożenia elektronicznej ewidencji, zachęcamy do kontaktu.