Obecnie ewidencje akcyzowe i inne dokumentacje dotyczące wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże działania władz w zakresie szeroko pojętej cyfryzacji podatków objęły też i tę sferę.
W konsekwencji od 1 stycznia 2022 r. podatnicy akcyzy muszą zrezygnować z papierowych form na rzecz elektronicznego prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych.
Zmiana formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną obejmie w zasadzie wszystkie ewidencje akcyzowe, w szczególności:
ewidencje wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie,
ewidencje wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym
ewidencje wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu,
ewidencje wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo,
dokumentacja kontroli nad produkcja alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem,
ewidencje dokumentów handlowych towarzyszących przemieszczeniu wyrobów akcyzowych,
ewidencje suszu tytoniowego,
ewidencje ilościowe energii elektrycznej,
ewidencje wyrobów węglowych,
ewidencje wyrobów gazowych,
ewidencje wyrobów akcyzowych korzystających ze zwolnienia,
ewidencje podatkowych znaków akcyzy,
dokumentację czynności produkcyjnych (w zakresie piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich).
Wymogi elektronicznych ewidencji akcyzowych
Nowelizacja, która wprowadza elektronizację ewidencji akcyzowych, nie zmienia w istotnym wymiarze wymogów ich prowadzenia. W dalszym ciągu w tym celu możnawykorzystywać więcej niż jeden program komputerowy. Warto podkreślić, że zrezygnowano z określania wzorów ewidencji i dokumentacji akcyzowych oraz pozostawiono podatnikom większą swobodę w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że w celu zachowania zgodności ewidencji akcyzowych z przepisami, niezbędne jest ich prowadzenie m.in. w sposób:
zapewniający ciągłość dokonywanych wpisów,
umożliwiający wgląd w treść dokonywanych wpisów,
zapewniający ochronę przed zniekształceniem lub utratą danych,
umożliwiający dokonywanie korekt danych, identyfikację osoby dokonującej korekty oraz daty jej dokonania,
pozwalający na wydruk wpisów, raportów i zestawień danych w porządku chronologicznym oraz wykonywanie odpowiednich kopii zapasowych,
uniemożliwiający usuwanie wpisów.
Rekomendowane rozwiązania techniczne do elektronizacji ewidencji
Z praktyki rozstrzygnięć organów podatkowych wynika, że prowadzenie ewidencji elektronicznych za pomocą prostego arkusza programu MS Excel jest całkowicie niewystarczające. Aby osiągnąć pełną zgodność ewidencji akcyzowej z ww. wymogami niezbędne jest wykorzystanie odpowiednio dostosowanej aplikacji. W praktyce tworzenie tego typu ewidencji w ramach programów finansowo-księgowych, w tym klasy ERP może wiązać się z wieloma trudnościami oraz sporymi kosztami. Z tego względu popularnym rozwiązaniem jest korzystanie z dedykowanej aplikacji do prowadzenia ewidencji akcyzowych, która gwarantuje spełnienie wszystkich wymogów. Pozostało już niewiele czasu, aby wybrać odpowiednią opcję i być gotowym na przejście z ewidencji papierowych na elektroniczne.
Jeżeli byliby Państwo zainteresowani technicznymi aspektami wdrożenia elektronicznej ewidencji, zachęcamy do kontaktu.