Już od kwietnia 2023 roku część przedsiębiorców zostanie zobligowana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak podkreślają praktycy, jest to projekt wielopłaszczyznowy - łączy w sobie wyzwania zarówno pod kątem prawnym, informatycznym, księgowym, czy logistycznym.
Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęściej pojawiających się wśród przedsiębiorców pytań i wątpliwości, wraz z odpowiedziami:
Czy w związku z przewidzianą dużą ilościa możliwych do wypełnienia pól (ponad 300|) zmieni się zakres elementów obowiązkowych faktury?
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, ilość elementów obowiązkowych nie zostanie zmieniona i pozostanie tożsama ze wskazaniami ustawowymi. Przepisy wprowadzające System nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury.
Należy jednak mieć na uwadze, iż w momencie wypełnienia niektórych z pól fakultatywnych obligatoryjne staje się wypełnienie powiązanych z nimi innych pól, a wprowadzane własne systemy finansowo-księgowe powinny pozwalać na wypełnienie wszystkich z nich.
Co z załącznikami do faktury, czy nadal będzie można je przesłać razem z fakturą?
W praktyce często do faktury dołączane są także dokumenty takie jak protokoły odbioru czy dokumenty przewozowe. KSeF nie przewiduje możliwości dołączenia ich do faktury ustrukturyzowanej.
Wystawiając fakturę za pośrednictwem Systemu konieczne będzie osobne przesłanie do kontrahenta dokumentów. Inną możliwością, wskazywaną przez Ministerstwo będzie umieszczenie np. linku do znajdującego się w chmurze załącznika w polach takich jak „Dodatkowy Opis”, „Dodatkowe Informacje”, czy „Stopka Faktury”. Przygotowując się do wdrożenia systemu e-faktur w swojej firmie warto więc rozważyć stworzenie mechanizmu regulującego powiązanie e-faktur z dodatkową dokumentacją.
Czy możliwe będzie włączenie funkcji automatycznego pobierania faktur z KSeF lub otrzymywania powiadomień o wystawionej dla nas fakturze?
System nie przewiduje tego typu funkcjonalności, podobnie nie będzie w nim mechanizmów akceptacji lub kwestionowania faktury, czy możliwości sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę.
Możliwe będzie jednak wprowadzenie tego typu funkcji w ramach własnego systemu finansowo-księgowego, warto sprawdzić możliwość dodania do niego rozwiązania, które „pytałoby” KSeF o nowe faktury i automatycznie je pobierało lub powiadamiało nas o pojawieniu się nowego dokumentu.
Czy KSeF będzie weryfikować błędy na fakturach?
System będzie sprawdzał przesyłany plik pod kątem formalnym (zgodności struktury pliku z wzorem logicznym oraz wprowadzenia jej do systemu przez osobę uprawnioną), ale nie merytorycznym. Błędy rachunkowe, czy niewłaściwe wskazanie nabywcy nie będą weryfikowane przez KSeF. W takiej sytuacji konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.
Pomocne będzie dostosowanie własnego systemu finansowo-księgowego do informowania użytkowników w razie nieprawidłowości rachunkowych na fakturze.
Czy mogę przesłać fakturę do systemu w inny dzień niż data jej wystawienia?
O ile zachowane zostaną ustawowe terminy takie działanie będzie możliwe.
Należy jednak pamiętać, iż nasza data wystawienia faktury nie będzie rzeczywistą datą wystawienia – zadecyduje o niej data wysyłki do KSeF i to ona wpłynie na ewentualne opóźnienie w wystawieniu faktury.
Czy faktury będzie można wysyłać „w paczkach”?
Zbiorcza wysyłka do Systemu wystawionych uprzednio faktur będzie możliwa, jednak należy pamiętać o konieczności zachowania ustawowych terminów. Nie należy więc czekać do ostatniego możliwego dnia przesłania faktur, gdyż dokonywana przez nas czynność przesłania dokumentów do Systemu to tak naprawdę inicjacja wysyłki. W sytuacji, kiedy okaże się, że część z nich będzie wypełniona nieprawidłowo i zostanie odrzucona przez system pojawi się ryzyko opóźnienia i wystawienia faktur po terminie.
Warto więc opracować już wcześniej sposób wystawiania e-faktur w naszej firmie, tak aby proces ten odbywał się możliwie płynnie i automatycznie.
Czy i jak można skorygować błędny NIP na e-fakturze?
Udostępnianie faktur przez system będzie się odbywać w oparciu o NIP. Tym samym, jeśli wprowadzony przez nas numer będzie nieprawidłowy, faktura nie trafi do właściwego nabywcy. Z tego powodu błędu tego nie będzie można skorygować poprzez fakturę korygującą numer NIP.
W takiej sytuacji konieczne będzie skorygowanie błędnie wystawionej faktury do zera i wystawienie nowej. Należy jednak pamiętać, że data wystawienia poprawnej faktury będzie tożsama z datą przesłania do systemu nowej faktury z prawidłowym NIP-em – może to skutkować ryzykiem wystawienia faktury po terminie.
Co z fakturami wystawianymi na rzecz kontrahentów zagranicznych?
Kontrahenci zagraniczni nie będą w stanie otrzymać faktury za pośrednictwem KSeF, jednak polscy podatnicy mimo to będą zobowiązani do ich wystawienia za pośrednictwem Systemu.
W związku z tym konieczne stanie się dostosowanie procesu sprzedażowego dla tego typu transakcji. Oprócz przesłania danych na platformę Ministerstwa Finansów trzeba będzie przygotować dokument faktury w innej niż e-faktura formie, aby przesłać go kontrahentowi zagranicznemu poza Systemem.
Czy w KSeF będzie można dokonywać storna?
Obecnie stosowana praktyka, pozwalająca na anulowanie w systemie faktury jeśli nie została jeszcze wysłana do odbiorcy nie będzie mogła być kontynuowana. Dokonywanie storna w KSeF będzie niemożliwe od momentu wysłania danych do systemu. Istnieją jednak pewne alternatywy względem dotychczasowego rozwiązania, takie jak dopuszczenie możliwości stornowania przed przesłaniem danych, ustalonym codziennie na konkretną godzinę, czy wprowadzenie pogłębionej weryfikacji faktur, tak aby mieć pewność co do danych przed ich przesłaniem do systemu. W świetle powyższych pytań zachęcamy Państwa do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia w swojej firmie systemu e-fakturowania jak najszybciej. Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dopiero za ok. rok, jednak aby przejście na nowy system przebiegło sprawnie i bezproblemowo, należy wcześniej dostosować własne systemy finansowo-księgowe, wewnętrzne procedury i inne narzędzia pozwalające na obsługę Systemu.