Przedsiębiorcy na pewno słyszeli już, że Ministerstwo Finansów wprowadza nową postać faktury - fakturę ustrukturyzowaną (tzw. e-fakturę).
Obecnie stosowanie tej formy fakturowania jest dobrowolne, jednak powszechny obowiązek wystawiania e-faktur jawi się już na horyzoncie. Ile podatnicy mają czasu na przygotowanie się do nowej rzeczywistości?
Zgoda z Unii Europejskiej
Obowiązek posługiwania się e-fakturami, do którego dąży MF, wykracza poza system opodatkowania VAT zharmonizowany w ramach dyrektywy unijnej. W związku z tym Polska wystąpiła do Komisji Europejskiej o zgodę na obowiązkowe stosowanie e-faktur. W odpowiedzi Polsce udzielono zgody na objęcie obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszystkich podmiotów posiadających siedzibę w Polsce od 1 kwietnia 2023 r. Zgoda została udzielona na 3 lata z opcją jej przedłużenia, jeżeli stosowanie e-faktur przyczyni się do zwalczania oszustw w obszarze VAT. Ponadto zgodnie z nią podmioty nieposiadające siedziby w Polsce (np. podmioty zagraniczne zarejestrowane na potrzeby VAT w Polsce) nie będą objęte obowiązkowym stosowaniem e-faktur.
Faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?
Faktury ustrukturyzowane to faktury w postaci elektronicznej struktury logicznej - pliku w formacie xml (format ten stosowany jest np. dla elektronicznych sprawozdań finansowych). E-faktury są wystawiane i otrzymywane w Krajowym Systemie e-Faktur. Każda faktura ustrukturyzowana powinna mieć przydzielony przez system numer identyfikujący.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu (w którym będzie następnie przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona). Natomiast dzień przydzielenia e-fakturze numeru identyfikującego w KSeF uważa się za dzień otrzymania faktury przez nabywcę. Należy jednak zaznaczyć, iż obecnie w okresie przejściowym otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF wymaga zgody odbiorcy faktury. W sytuacji, gdy odbiorca nie wyrazi takiej zgody, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, lecz jest dodatkowo obowiązany przekazać odbiorcy fakturę w inny uzgodniony z nim sposób. Od 1 kwietnia 2023 r. obowiązek wystawiania e-faktur może objąć już pierwsze podmioty, wobec tego przepisy o zgodzie nabywcy na otrzymywanie e-faktur prawdopodobnie zostaną zmienione.
Jak wdrożyć e-faktury?
Podatnicy mają rok, aby przygotować się na zmianę sposobu fakturowania. Mniejsze podmioty mogą wystawiać e-faktury bezpośrednio w aplikacji internetowej Ministerstwa Finansów podłączonej do KSeF.
Już teraz można sprawdzić jej funkcjonowanie za pomocą udostępnionej przez MF wersji testowej -> LINK (przy korzystaniu z niej przypominamy, że wprowadzane dane powinny być anonimizowane)
Jednak przy dużych jednostkach, które generują od kilkudziesięciu faktur dziennie z pewnością uciążliwe byłoby wystawianie pojedynczo każdej faktury we wspomnianej aplikacji. Dlatego możliwe jest pozostanie przy systemach finansowo-księgowych, które obecnie służą podatnikom do wystawiania faktur. Wystarczy, aby poprzez interfejs API podłączyć program finansowo-księgowy do KSeF. Pozwoli to na zbiorcze przesyłanie faktur do systemu, a także ich sprawne zatwierdzenie i wysyłkę.
Uprawniania dostępne w KSeF
Z systemu mogą korzystać podatnicy oraz podmioty, które zostaną przez nich wskazane i uwierzytelnione w sposób określony w przepisach wykonawczych - mogą to być np. pracownicy podatnika, podmioty świadczące outsourcing finansowo-księgowy lub pracownicy takich podmiotów. W zależności od zakresu nadanych użytkownikowi uprawnień, może on mieć dostęp do następujących działań:
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
samofakturowania.
Nabywca towaru lub usługi będzie mógł natomiast odczytać i pobrać fakturę z KSeF bez konieczności rejestracji konta w systemie. Wystarczające jest wpisanie danych dotyczących tej faktury w odpowiednim panelu KSeF.
Podsumowanie
Od kwietnia 2023 roku przedsiębiorcy (a przynajmniej pewna grupa) zostaną zobligowani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Poznanie zasad działania KSeF oraz powiązanie wykorzystywanych dotychczas programów księgowych i realizowanych w firmie procesów z nowym systemem dla wielu przedsiębiorców może okazać się sporym wyzwaniem. Mając to na uwadze, warto z wyprzedzeniem przygotować się na nadchodzące zmiany i nie zostawiać tej kwestii na ostatnią chwilę. Dzięki doświadczeniu w obsłudze systemów informatycznych wprowadzanych przez Ministerstwo Finansów (np. SENT, EMCS PL2) nasz zespół jest w stanie wesprzeć Państwa we wdrożeniu e-fakturowania - jako pośrednik między Państwem a dostawcą IT oraz w zakresie wsparcia w zaplanowaniu procesu i opracowania odpowiednich procedur i instrukcji.