Jak legalnie i szybko zatrudnić obywateli Ukrainy?

Inwazja na Ukrainę i związany z nią napływ obywateli tego państwa do Polski sprawiły, że wielu pracodawców chciałoby zaangażować się w pomoc zatrudniając osoby, które zmuszone są do odnalezienia się w nowej dla nich rzeczywistości. Aby ułatwić Państwu zapoznanie się z wymaganymi formalnościami przygotowaliśmy krótką instrukcję przedstawiającą krok po kroku jak możliwie najłatwiej zatrudnić obywateli Ukrainy.


Sprawdzenie podstawy pobytu

Podstawa pobytu cudzoziemca w Polsce jest ściśle związana z możliwością podjęcia przez niego legalnego zatrudnienia. Zgodnie z przepisami uprawnionymi do wykonywania pracy na terytorium Rzeczpospolitej są m.in.:

  • osoby posiadające status uchodźcy,

  • osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały,

  • osoby posiadające zezwolenie na pobyt ze względów humanitarnych,

  • obywatele UE, EOG oraz Szwajcarii,

  • osoby posiadające zezwolenie na pracę.

Pozostałe przypadki można zweryfikować w art. 87 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.


Obecnie procedowana w Parlamencie (podczas sobotniego posiedzenia Sejmu zostało przyjętych część poprawek zgłoszonych w Senacie) ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa wprowadza także szczególną regulację legalizującą pobyt Ukraińców. Ich pobyt zostanie uznany za legalny na 18 miesięcy, licząc od dnia 24 lutego 2022 r., jeśli w tym dniu lub później (dokładne ramy czasowe obowiązywania tego wyjątku zostaną określone w rozporządzeniu) wjechali oni do Polski i deklarują zamiar pozostania w naszym kraju.



Procedura oświadczeniowa

W przypadku obywateli m.in. Ukrainy możliwe jest zatrudnienie przez polskiego pracodawcę bez uzyskania zezwolenia na pracę w ramach procedury uproszczonej, tzw. oświadczeniowej. Skorzystanie z niej nie tylko przyśpiesza możliwość podjęcia pracy przez obcokrajowca, ale też zwalnia z konieczności przeprowadzenia tzw. testu rynku pracy – cudzoziemiec może uzyskać zezwolenie na pracę u danego pracodawcy bez weryfikacji, czy wśród osób poszukujących pracy zarejestrowanych w Urzędzie Pracy nie ma takich, które mogą spełnić wymagania pracodawcy.


Aby obywatel innego kraju mógł wykonywać pracę w ramach procedury oświadczeniowej konieczne jest posiadanie przez niego podstawy pobytu zezwalającej na podjęcie legalnego zatrudnienia oraz wpisanie przez powiatowy Urząd Pracy oświadczenia złożonego przez pracodawcę do ewidencji oświadczeń.


Oświadczenie, które ma zostać wpisane przez urząd do ewidencji musi łącznie spełniać kilka warunków:

  • cudzoziemiec, którego dotyczy jest obywatelem państwa w stosunku do którego można zastosować procedurę oświadczeniową,

  • nie będzie on wykonywał pracy sezonowej,

  • okres przez który będzie wykonywał pracę na podstawie oświadczenia to maksymalnie 24 miesiące,

  • rozpocznie pracę nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia,

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.



Jakie kroki powinien podjąć pracodawca?

1. W pierwszej kolejności pracodawca powinien skompletować informacje potrzebne do sporządzenia oświadczenia:

  • dane podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi,

  • dane dotyczące cudzoziemca,

  • informacje dotyczące pracy powierzonej cudzoziemcowi.

Należy również pamiętać o konieczności dołączenia do oświadczenia załączników, m.in. dowodu wpłaty za wpis do ewidencji oświadczeń, czy skanu ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość cudzoziemca. Dokładna lista załączników dostępna jest w §7 ust. 3 rozporządzenia o zezwoleniach.


2. Po skompletowaniu odpowiednich informacji pracodawca może złożyć oświadczenie wypełniając odpowiedni formularz na stronie www.praca.gov.pl. Po wejściu na powyższą stronę internetową należy:

  • wybrać zakładkę „Zatrudnianie cudzoziemców”,

  • następnie „Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi”,

  • wybrać „Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – PSZ-OPWP” (o ile nie jesteśmy podmiotem działającym jako agencja pracy tymczasowej),

  • wypełnić stosowny wniosek,

  • podpiąć do niego załączniki (w formie skanów),

  • złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP,

  • przesłać dokumenty do Urzędu Pracy właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

3. Co do zasady w terminie 7 dni od złożenia oświadczenia powiatowy Urząd Pracy dokonuje wpisu do ewidencji lub informuje składającego o odmowie dokonania wpisu. Jeśli nastąpi konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego procedura to może ulec wydłużeniu do 30 dni.



Dodatkowe obowiązki

Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji ma ponadto obowiązek:

  • pisemnego poinformowania Urzędu Pracy o podjęciu przez cudzoziemca zatrudnienia lub niestawieniu się w wyznaczonym terminie w ciągu 7 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy, wpisanej w oświadczeniu – przekazanie takiej informacji jest możliwe za pośrednictwem strony www.praca.gov.pl poprzez wypełnienie wniosku PSZ-PPPO,

  • złożenia nowego oświadczenia, jeśli podczas zatrudnienia dojdzie do zmiany warunków pracy opisanych w oświadczeniu – nie będzie to jednak wymagane w przypadkach takich jak: zmiana siedziby lub miejsca pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu zatrudniającego, przejścia zakładu pracy, bądź jego części, na innego pracodawcę, czy zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej,

  • zgłoszenia cudzoziemca w ciągu 7 dni do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,

  • przekazania cudzoziemcowi zarejestrowanego przez urząd oświadczenia,

  • zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem – zanim to nastąpi pracodawca ma obowiązek przedstawienia cudzoziemcy tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca. W umowie pracodawca jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu.

Wspomniana wcześniej procedowana specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy zakłada jednak czasowe uproszczenie procesu zatrudnienia, nawet względem opisanej procedury oświadczeniowej. Zgodnie z nowymi przepisami do legalnego zatrudnienia Ukraińców wystarczające będzie dokonanie zgłoszenia do Urzędu Pracy w terminie 14 dni, licząc od rozpoczęcia pracy przez zatrudnianego. W powiadomieniu konieczne będzie ujęcie:

  • danych podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi,

  • danych dotyczących cudzoziemca,

  • określenie rodzaju zawieranej umowy,

  • określenie stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy,

  • określenie miejsca wykonywanej pracy

Zgłoszenia to także będzie mogło zostać złożone za pośrednictwem serwisu www.praca.gov.pl.


Znacząco usprawni to dotychczasowy proces, zapewniając doraźną pomoc i pozwalając na zapewnienie miejsc pracy jeszcze przed dopełnieniem wymaganych formalności. Obecnie nie wiadomo jeszcze przez jaki okres będzie możliwe zatrudnienie na tej podstawie, warto więc śledzić pojawiające się w tej kwestii informacje.