Mechanizm pay & refund w podatku u źródła nadal pozostaje istotnym obowiązkiem w 2026 r. Nie dotyczy wyłącznie bardzo dużych, jednorazowych transakcji. W praktyce może pojawić się także przy regularnym finansowaniu wewnątrzgrupowym, wypłacie dywidend oraz należności licencyjnych.
Próg 2 mln zł nadal ma kluczowe znaczenie
Jeżeli łączna kwota wypłat odsetek, należności licencyjnych lub dywidend na rzecz zagranicznego podmiotu powiązanego przekroczy w roku podatkowym płatnika 2 mln zł, od nadwyżki co do zasady należy pobrać podatek u źródła według stawki podstawowej.
Mechanizm działa niezależnie od tego, czy materialnie spełnione są warunki zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
W praktyce oznacza to, że samo spełnienie warunków preferencji nie zawsze wystarczy, aby nie pobierać podatku przy wypłacie.
WH-OSC i opinia o stosowaniu preferencji mogą wyłączyć automatyzm
Jednym ze sposobów uniknięcia poboru podatku w mechanizmie pay & refund jest złożenie przez płatnika oświadczenia WH-OSC.
W oświadczeniu płatnik potwierdza m.in. posiadanie wymaganych dokumentów oraz brak wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że okoliczności wykluczające zastosowanie preferencji są spełnione.
Alternatywą może być wcześniejsze uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji.
W obu przypadkach istotne jest nie tylko samo zastosowanie odpowiedniego instrumentu, ale również pilnowanie terminów, zakresu i aktualności dokumentacji.
Największe ryzyko często dotyczy beneficial owner
W praktyce mechanizm pay & refund najczęściej komplikuje się nie na etapie liczenia progu 2 mln zł, lecz przy ocenie, czy odbiorca płatności spełnia warunki zastosowania preferencji.
Sam certyfikat rezydencji nie wystarcza. Płatnik powinien dochować należytej staranności i mieć podstawy do uznania, że odbiorca jest rzeczywistym właścicielem należności (beneficial owner) oraz prowadzi rzeczywistą działalność związaną z otrzymywaną płatnością.
Szczególne ryzyko pojawia się wtedy, gdy zagraniczny odbiorca pełni przede wszystkim funkcję pośrednika i przekazuje środki dalej.
Formalna dokumentacja bez analizy substancji może nie wystarczyć
Weryfikacja ograniczona wyłącznie do dokumentów formalnych może okazać się niewystarczająca.
Dla zastosowania preferencji istotne jest również przeanalizowanie substancji ekonomicznej kontrahenta, jego funkcji, aktywów, ryzyk oraz faktycznej możliwości dysponowania otrzymaną należnością.
Jeżeli analiza zostanie przeprowadzona zbyt powierzchownie, organ może zakwestionować prawo do zwolnienia lub obniżonej stawki WHT.
WHT to również kwestia płynności finansowej
Zarządzanie mechanizmem pay & refund nie powinno być traktowane jako formalność wykonywana raz w roku.
Bieżąca kontrola poziomu wypłat, terminów WH-OSC, aktualności dokumentów i statusu rzeczywistego właściciela może bezpośrednio wpływać na płynność finansową grupy.
Jeżeli preferencja nie może zostać zastosowana przy wypłacie, środki mogą zostać czasowo zamrożone do momentu ich odzyskania w procedurze zwrotu.
Najważniejszy wniosek jest prosty: w 2026 r. pay & refund nadal wymaga aktywnego zarządzania. Kluczowe są nie tylko próg 2 mln zł i terminy formalne, ale również rzetelna weryfikacja beneficial owner oraz substancji odbiorcy płatności.
Zapraszamy do kontaktu, jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w analizie obowiązków WHT lub przygotowaniu procesu weryfikacji kontrahentów.
Wspieramy przedsiębiorstwa w analizie mechanizmu pay & refund, weryfikacji statusu beneficial owner, przygotowaniu dokumentacji dla celów WH-OSC oraz ocenie możliwości zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki WHT. Pomagamy również zaplanować proces tak, aby ograniczyć ryzyko niepotrzebnego zamrożenia środków.
W jednym miejscu zbieramy to, co naprawdę ważne dla biznesu: omówienia zmian w prawie, praktyczne komentarze i wskazówki. Otwieramy też kulisy naszej pracy, dzieląc się tym, w co jesteśmy zaangażowani i gdzie nas spotkasz.
